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ABRIL – PAPELES

Este mes de abril vamos a seleccionar y ordenar definitivamente nuestros papeles y documentos. 

Según sea tu caso, es posible que lleves almacenando papeles durante años, e incluso décadas, y no tengas ni idea de lo que puedes encontrar al revisarlos, o te resulte prácticamente imposible saber dónde puedes localizar de manera ágil un documento importante.

Nuestro objetivo va a ser simplificar la manera en cómo gestionamos nuestros papeles, para quedarnos con lo justo y necesario y ser capaces tanto de encontrar inmediatamente un documento cuando lo necesitamos, como de gestionar los nuevos papeles que entran para evitar acumularlos de nuevo.

 ¿POR QUÉ ACUMULAMOS DOCUMENTOS?

Nuestra relación con los documentos está totalmente condicionada a cómo nos han educado. En muchos casos no hemos recibido educación sobre el lenguaje administrativo y fiscal, y por ello sentimos este tema muy ajeno y evitamos sumergirnos en documentos que incluyen este lenguaje y que no entendemos. Evitamos deshacernos de ellos por si acaso fueran importantes, ya que desconocemos si nos van a hacer falta en algún momento. Revisar los papeles y documentos para decidir si es necesario conservarlos nos supone una tarea farragosa y muchas veces creemos que no tenemos criterio suficiente para tomar la decisión de tirarlos.

Como los documentos parecen un tema complicado, a veces se tiene la idea de que la manera de ordenarlos y guardarlos también tiene que serlo, pero no es así. La propuesta de Marie Kondo sobre esta categoría es su sencillez y practicidad, y es ideal para los documentos que solemos tener en el hogar.

¿QUÉ ENTRA DENTRO DE LA CATEGORÍA “PAPELES”?

En esta categoría entra todo lo que sea un documento o tenga formato de papel o de soporte con información escrita:

  • Relacionados con estudios: Títulos, diplomas, certificados, notas escolares, los apuntes de cursos y formaciones (si no se han revisado anteriormente junto con los libros)…
  • Relacionados con trabajo: Contratos de trabajo, nóminas, contratos de confidencialidad, certificados de alta y baja de desempleo, certificados de vida laboral…
  • Relacionados con Hacienda: Declaraciones de impuestos, respuestas a requerimientos…
  • Relacionados con propiedades o alquileres: Contratos de compra-venta o alquileres, herencias…
  • Seguros (automóvil, hogar, pensiones, médico…) y garantías de aparatos.
  • Relacionados con cobros y pagos: Facturas, tickets, multas, recibos bancarios…
  • Relacionados con compras: Cupones, bonos, tarjetas de regalo, tarjetas de empresa…
  • Folletos de instrucciones y manuales de uso de aparatos (estos pueden revisarse junto con los libros)
  • Documento de identidad, tarjetas sanitarias y pasaportes (estos pueden dejarse para la categoría “komono”)

Hay que recalcar que durante esta fase nos ocuparemos de los papeles que no pertenezcan potencialmente a otra categoría, como por ejemplo una entrada a un concierto o un diploma, si estos tienen valor sentimental. Los papeles con valor sentimental los dejaremos para más adelante.

 PREPARAR LA SESIÓN

En esta categoría es recomendable investigar sobre qué documentos has de conservar obligatoriamente según la legislación del lugar donde resides, y durante cuánto tiempo hay que guardarlos: contratos, facturas, recibos, certificados, etc. Afortunadamente, cada vez encontramos más posibilidades de encontrar los documentos importantes en internet, en formato digital, de manera que no es necesario conservarlos en papel.

Una vez hecho esto, y como ya hicimos en las categorías anteriores (ropa y libros), te recomiendo planificar la sesión de la siguiente manera:

  • Bloquea un día y unas horas concretas para realizar la sesión (4-5 horas deberían ser suficientes).
  • Delega de responsabilidades en cuanto a cuidado de personas, mascotas etc. Este es un momento de autocuidado, un espacio para ti misma.
  • Reserva un espacio donde puedas trabajar tranquila, sin distracciones e incluso, si puedes, pon el móvil en modo avión.
  • También necesitarás bolsas o cajas para guardar todos los documentos que descartes. Cuando acabes la sesión tendrás que encargarte de llevarlos a reciclar o destruirlos.
  • Antes de la sesión tendrás que ocuparte de reunir todos los papeles y documentos que tienes esparcidos por toda la casa, el garaje, trastero, etc. 
  • Como siempre, puedes hacer un pequeño ejercicio de concentración o algún ritual que te ayude a enfocarte.

¿CÓMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS PARA REALIZAR LA SELECCIÓN?

Para empezar a ordenar tus papeles el primer paso siempre es revisarlos. Para ello es recomendable dividir los papeles en subcategorías o en grupos más pequeños. Puedes encontrar tu propia forma de clasificar los documentos, según cuántos tengas y de qué tipo. 

Una posible división sería:

  • Para conservar indefinidamente: toda la documentación importante tipo títulos, contratos, documentos de identidad, certificados… Alguno de estos documentos puede en algún momento pasar a la carpeta de temporales o ser desechado, por ejemplo un certificado que se renueva, o un contrato de alquiler obsoleto.
  • Para conservar temporalmente: documentos que manejamos en el día a día como las facturas, nóminas, recibos, garantías, tickets… llegará un momento en que podremos desecharlos.
  • Prescindibles: bonos, propaganda, notas personales… habrá que revisarlos para decidir si se tiran o se archivan en alguna de las dos carpetas anteriores.
  • Otros: apuntes de cursos y formaciones, manuales de uso de aparatos… si no los has revisado antes (puede que lo hayas echo en la categoría de libros).

Identifica también aquellos papeles que tienen un valor sentimental, y ponlos aparte para ordenarlos más adelante, cuando llegue el momento de ocuparnos de este tipo de objetos. No te detengas en leerlos o conectar con ellos, simplemente identifica si para ti son algo más que “papeles” y apártalos. 

Sigue tu intuición y si durante el proceso hay algún documento que no te encaja en ninguna de las categorías, apártalo y déjalo para el final en una segunda ronda de revisión. No te demores en la revisión de cada documento, para no bloquearte y poder llevar a cabo el proceso con fluidez.

REDUCIR EL VOLUMEN DE PAPELES EN CADA CATEGORÍA

En esta categoría tienes que tener más cuidado que nunca en revisar cada papel a conciencia, para no tirar sin querer ningún documento importante.

La categoría de papeles tiene una particularidad que la hace diferente a las demás: esta es la única categoría en el que a la hora de seleccionar tus objetos, debes hacer más caso a la razón que al corazón. Si algún documento te toca el corazón y te evoca alegría y felicidad, no pertenece a la categoría de “papeles”. Por otro lado, aunque un documento te evoque sentimientos negativos, no por ello quiere decir que lo puedas tirar.

No obstante, la clave para gestionar tus papeles con comodidad y sin pereza es reducir su volumen al máximo posible. Es decir, intentando ser lo más objetiva posible, tienes que tratar de descartar la mayor cantidad de papeles. Si tienes pocos documentos, siempre localizados y cómodamente ordenados, podrás decir adiós a la pereza y al miedo a enfrentarte a ellos.

Averigua si un documento puedes conservarlo en formato digital (escaneado), o bien es necesario conservar el documento físico en papel (por ejemplo un original firmado o cuñado, un certificado con sello original…).

Si en algún momento tienes dudas sobre si puedes tirar un documento o debes conservarlo, puedes hacer una consulta rápida por internet al momento que te resuelva las dudas. Si no consigues una respuesta clara o sigues teniendo dudas, guarda el documento y consúltalo en una asesoría. En general es muy recomendable contar con un profesional de confianza al que puedas preguntar todas tus dudas con sinceridad sin miedo a que te juzgue, sobre todo para evitar tomar decisiones incorrectas, o encontrar la información que necesitas de manera mucho más eficiente y segura.

CÓMO ORDENAR LOS PAPELES

Para ordenar los papeles una vez realizada la selección, Marie Kondo propone guardar todos los documentos en 3 carpetas:

  1. Para conservar indefinidamente: los documentos que tienes que guardar durante toda tu vida y que vas a consultar con poca frecuencia (títulos formativos, herencias, contratos de compra-venta y seguros relacionados con tus bienes…).
  2. Para conservar indefinidamente: son los demás documentos importantes. La diferencia es que estos hay que guardarlos sólo durante un tiempo (facturas, nóminas, garantías, informes…).
  3. Pendientes de revisión: estos son los que tienes que gestionar con urgencia o a corto plazo (multas, recibos pendientes, cupones, tickets de regalo…). Esta carpeta (pendientes) debería estar casi siempre vacía, señal de que estás manteniendo en orden tus documentos. Puedes crear el hábito de revisar esta carpeta periódicamente (una vez por semana, una vez al mes…).

En cuanto a los archivadores, lo ideal sería conseguir archivadores verticales abiertos para los documentos pendientes de revisión y aquellos a conservar temporalmente, y archivadores cerrados para los documentos a conservar de manera definitiva. Dentro de cada archivador, puedes hacer subcategorías utilizando carpetas transparentes. Asegúrate de etiquetar cada uno de los archivadores y carpetas, describiendo su contenido.

¡Espero que te vaya fenomenal ordenando tus papeles!

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